Amenajarea unui birou notarial: investiții necesare

amenajarea-unui-birou-notarial-investitii-necesare-1

Sursa foto: https://unsplash.com/photos/bwki71ap-y8

Profesia de notar este o profesie liberală, cu un rol bine definit în orice sistem juridic. Activitatea birourilor notariale este guvernată de o serie de legi și reguli de la care nu se poate face rabat, în caz contrar, documentele emise riscând să fie lovite de nulitate.

Pentru a putea respecta întocmai rigorile activității lor, dar și pentru a crea un climat primitor și confortabil pentru clienți, cei care practică această profesie trebuie să acorde o atenție deosebită amenajării birourilor notariale.

De multe ori, notarii apelează la arhitecți sau specialiști în amenajări interioare pentru a găsi cea mai bună soluție de amenajare a birourilor. Nu e de mirare, pentru că de modul în care e amenajat un cabinet notarial depinde și numărul de clienți care îi vor trece pragul.

Dacă vrei să afli mai multe despre amenajarea unui birou notarial, îți recomandăm rândurile de mai jos în care îți oferim toate detaliile necesare.

Investiții necesare pentru amenajarea unui birou notarial

Orice proiect de acest gen necesită o investiție importantă, iar atunci când îți planifici bugetul, trebuie să ai în vedere câteva zone prioritare.

Spațiul de lucru

Spațiul de lucru include două zone distincte, respectiv biroul notarului și spațiul pentru angajați.

Biroul notarului reprezintă totodată cartea de vizită a acestuia, astfel că amenajarea sa necesită o atenție deosebită. Poți opta pentru stilul clasic de amenajări interioare sau pentru un stil modern, însă important este ca atmosfera să le ofere clienților certitudinea că se adresează unui adevărat profesionist. Ordinea, curățenia, eleganța și sobrietatea sunt elementele principale care trebuie să caracterizeze biroul unui notar.

Aceste criterii vor fi avute în vedere și în amenajarea spațiului de lucru pentru angajați care trebuie să aibă suficientă libertate de mișcare și să aibă acces facil la toate dispozitivele și documentele necesare activității.

Mobilierul

Activitatea desfășurată în cadrul unui birou de notariat este în mare parte sedentară, iar acest detaliu este foarte important în alegerea mobilierului. Trebuie să ai grijă de sănătatea ta și a angajaților care lucrează în birou, utilizând mobilier ergonomic și cât mai confortabil.

Scaunul de birou este piesa de mobilier cea mai importantă pentru că te folosești de el în marea majoritatea a timpului petrecut la birou. Există numeroase modele de scaune ergonomice, dar la acest subiect vom reveni puțin mai târziu.

Mobilierul necesar în amenajarea unui birou notarial mai include mese de lucru, dulapuri, fișete și rafturi pentru depozitarea documentelor, scaune sau canapele pentru sala de așteptare precum și alte piese pe care le poți alege după propriile preferințe.

Aparatura IT

Trăim în era digitală, iar activitatea notarială nu poate fi concepută în prezent fără tehnologie IT. Fiecare angajat are nevoie de un calculator pentru a redacta documente și a rezolva alte taskuri specifice, iar computerele dintr-un birou e bine să fie conectate în rețea.

De asemenea sunt necesare echipamente periferice precum imprimantele și scanerele.

Pentru că activitatea notarială presupune uneori și deplasarea în teren, din dotarea biroului nu trebuie să lipsească nici laptopurile.

Dispozitive de securitate

Măsurile de securitate și siguranța angajaților sunt alte direcții către care trebuie orientate investițiile inițiale în amenajarea unui birou notarial.

Este nevoie de un sistem de monitorizare video, de un sistem de alarmă, precum și de o instalație cu senzori pentru detectarea și stingerea incendiilor.

De asemenea, pentru păstrarea obiectelor și documentelor importante, este recomandat ca în dotarea biroului notarial să se găsească și un seif.

Accesoriile de papetărie și birotică

Deși, după cum spuneam mai devreme, tehnologia IT joacă un rol important în activitatea unui birou notarial, din dotarea acestuia nu pot lipsi accesoriile de papetărie și birotică.

În primul rând, e nevoie de coli de hârtie, la care se adaugă bibliorafturi, mape pentru documente, dosare, organizatoare de birou și rafturi pentru păstrarea documentelor. „Arsenalul” se completează cu instrumente de scris, capsatoare, agrafe, precum și cu o ghilotină pentru tăierea hârtiei.


Reguli în amenajarea unui birou notarial

amenajarea-unui-birou-notarial-investitii-necesare-2

Sursa foto: https://unsplash.com/photos/Kz8nHVg_tGI

Dacă vrei să fii mulțumit de rezultatul muncii tale, trebuie să ții cont de niște reguli care vizează mai multe aspecte importante.

Alegerea unor piese de mobilier de calitate

Ai nevoie de o mobilă de calitate, atât pentru a face o bună impresie clienților, cât și pentru a crea cele mai bune condiții de muncă pentru tine și angajații tăi.

Revenim acum asupra scaunelor de birou, care trebuie să asigure o bună susținere a coloanei vertebrale. În acest mod, se evită apariția durerilor de spate, ca urmare a orelor petrecute în poziția șezând. De aceea, nu ezita să comanzi cele mai bune scaune de birou. Pentru a avea siguranța că acestea vor rezista cât mai mult timp, o atenție deosebită trebuie acordată tipului și dimensiunii roților scaunelor.  

Birourile sunt alte piese esențiale în orice cabinet notarial, acestea constituind principalul spațiu de lucru. Birourile trebuie să fie în primul rând practice, însă nici capitolul estetic nu trebuie neglijat. Acesta este chiar un detaliu esențial în cazul biroului din cabinetul personal al notarului care trebuie să facă o impresia cât mai plăcută clienților.

Mobilierul din sala de așteptare trebuie să fie cât mai comod, fără a încărca excesiv spațiul.

Păstrarea unei atmosfere sobre și serioase

Clienții care se adresează unui birou notarial au de rezolvat probleme serioase și trebuie să aibă certitudinea că au ajuns în locul potrivit, imediat ce au intrat.

De aceea, amenajarea biroului notarial se face într-o notă sobră și serioasă având grijă să creezi totodată un cadru primitor, care să nu timoreze. Poți obține acest efect cu ajutorul culorilor neutre precum alb, bej sau crem. Totodată, combinațiile de culori contrastante, precum alb și negru, creează o atmosferă sobră și totodată relaxantă.

Sunt de evitat culorile vii, în tonuri accentuate, precum și combinațiile foarte pastelate.

În același timp, mobilierul trebuie să fie unul elegant, fără însă a epata și a încărca excesiv spațiul din interior.

Compartimentarea discretă a zonelor private

Activitatea notarială presupune și multă discreție, pentru că există numeroase situații în care clienții doresc să discute problemele lor strict cu notarul. Nu insistăm asupra acestor situații – care pot fi din cele mai diverse – ci asupra necesității asigurării unei zone private în care să poată fi discutate.

Aceasta poate fi în biroul personal al notarului, caz în care spațiul trebuie să fie astfel amenajat încât clienții să fie încredințați că discuțiile rămân între cei patru pereți. Ușile capitonate și pereții fără geamuri către spațiul destinat angajaților conferă un plus de încredere.

Pe de altă parte, o discuție într-un birou open space sau cu pereți din geamuri transparente nu îi face pe clienți să se simtă confortabil atunci când au nevoie de discreție.

Ce spații trebuie să includă un birou notarial

În încheiere, îți facem o prezentare schematizată a spațiilor care trebuie să se regăsească într-un birou notarial.

Recepția este prima zonă cu care clientul ia contact, fiind înregistrat și direcționat către sala de așteptare. Din zona de așteptare, va fi invitat în cabinetul notarului, unde va discuta despre problema sa. Notarul va stabili ce documente trebuie întocmite, iar sarcinile vor fi trimise către zona de lucru destinată angajaților.

De asemenea, un birou notarial trebuie să dispună și de un spațiu care să fie folosit ca arhivă, cu toate dotările necesare. Nu trebuie să lipsească nici zona privată despre care am vorbit și nici o sală mai mare, pentru ședințe și întâlniri.

Nu în ultimul rând, baia este un spațiu indispensabil; poate fi vorba despre o baie comună pentru clienți și angajați sau de două separate.

Atât am avut de spus despre amenajarea unui birou notarial, dar sperăm că informațiile oferite ți-au fost de ajutor.