Organizarea unei întâlniri de afaceri la birou: 7 lucruri de care să ții cont
Organizarea unei întâlniri de afaceri la birou: 7 lucruri de care să ții cont
Sursă foto: shutterstock.com
Unele dintre motivele care contribuie la succesul în afaceri sunt modul de interacționare cu clienții și comunicarea realizată în mod eficient. Află din acest articol șapte lucruri de care să ții cont atunci când ai în vedere organizarea întâlnirii de afaceri.
De ce să organizezi întâlnirile de afaceri la birou?
Organizarea unei întâlniri de afaceri la birou: 7 lucruri de care să ții cont
Precizează subiectul întâlnirii
Decide cine este invitat la ședință
Verifică amenajarea și mobilierul
Testează echipamentele electronice
Contribuie la bunul mers al întâlnirii de afaceri
Reguli pentru o întâlnire de afaceri reușită
De ce să organizezi întâlnirile de afaceri la birou?
În cadrul întâlnirilor de afaceri se poate observa nivelul de comunicare și calitatea interacțiunii atât dintre colegii de muncă, precum și cu clienții. În funcție de cum decurg interacțiunile, aceasta poate fi sau nu de succes. O întâlnire ce este stabilită la birou poate avea mai multe avantaje, printre care se află următoarele:
● Mediul este adecvat
Biroul asigură mediul optim de desfășurare a întâlnirilor. Este un spațiu ce facilitează munca în mod eficient, fără factori perturbatori. De regulă, biroul este ferit de zgomote de fundal, există îndeajuns de mult spațiu pentru fiecare angajat și include materialele și echipamentele de care ar putea fi nevoie în timpul ședințelor.
● Crește nivelul de încredere
Biroul este un spațiu ce favorizează creșterea nivelului de încredere în rândul celor care participă la întâlnirea de afaceri. Acesta denotă că organizatorul tratează cu seriozitate situația și își respectă interlocutorii. Biroul asigură un cadru ce avantajează întâlnirile de afaceri și contribuie la o primă impresie plăcută.
● Încurajează feedbackul
Întâlnirile de afaceri organizate la birou îți permit să observi cu mai multă ușurință reacțiile participanților. În acest mod, este mai ușor de solicitat și de oferit feedback. Sunt eliminate și posibilele probleme de natură tehnică ce ar putea apărea în cadrul întâlnirilor virtuale. De asemenea, nivelul atenției poate fi mult mai ridicat la cele care au loc față în față decât la cele realizate online.
● Includerea este importantă
Organizarea întâlnirilor de afaceri la birou promovează includerea și încurajează discuțiile constructive. Participanții pot interveni mai ușor în discuții și le este mai accesibil să își prezinte materialele sau proiectele.
Încurajează-i pe cei care sunt mai distanți să își împărtășească ideile sau părerile. Este posibil ca unii dintre ei să dorească să comunice, dar să aștepte momentul oportun pentru a interveni în discuție.
Organizarea unei întâlniri de afaceri la birou: 7 lucruri de care să ții cont
Sursă foto: shutterstock.com
Pentru ca totul să decurgă în condiții optime, iar toată lumea să fie încântată de rezultate, există mai multe lucruri importante ce necesită atenția ta, în calitate de organizator, pe care te invităm să le citești în continuare.
1. Stabilește un plan detaliat
Primul lucru pe care este indicat să îl faci pentru o organizare eficientă este să stabilești un plan detaliat al întâlnirii de afaceri. Acesta include toate aspectele esențiale, printre care se află sala unde se va ține întâlnirea, intervalul orar și durata.
2. Precizează subiectul întâlnirii
Planul pe care îl alcătuiești trebuie să implice subiectul și punctele esențiale care vor fi abordate. În acest mod, invitații la întâlnirea de afaceri își vor face o idee legată de ceea ce se va discuta. Obiectivul întâlnirii este un element-cheie al comunicării și trebuie cunoscut de către toți cei care vor lua parte la ședință.
3. Asigură materialele necesare
Pune la dispoziție materialele care sunt necesare, fie că sunt pe suport de hârtie sau în format digital. În cazul în care unii dintre colegii tăi trebuie să ofere informații la zi în legătură cu anumite sarcini sau cu progresul unui anumit proiect, anunță-i din timp, ca să fie pregătiți să prezinte detaliile respective.
4. Decide cine este invitat la ședință
Atunci când te ocupi de organizare întâlnire de afaceri, una dintre sarcinile tale este să decizi cine este invitat. Solicită doar prezența persoanelor care trebuie să afle informațiile pe care dorești să le comunici sau care sunt implicate în proiectul ce va fi discutat. În funcție de scopul întâlnirii, grupul poate fi mai redus sau mai mare.
5. Verifică amenajarea și mobilierul
Respectă normele de amenajare a unei săli de conferințe, deoarece felul în care sunt aranjate mesele și scaunele poate influența modul în care este solicitată atenția participanților.
Este important ca mesele și scaunele să fie dispuse într-un mod care le permită tuturor participanților să urmărească persoana care ține discursul sau care face prezentarea. De pildă, le poți așeza sub formă de V, U sau în formă de semicerc.
Asigură-te că masa este îndeajuns de mare și că există suficiente scaune de birou în sala în care urmează să aibă loc ședința. În cazul în care nu sunt îndeajuns de multe sau care nu au dimensiunea și tipul roților de birou adecvate, va trebui să împrumuți scaune dintr-o altă sală sau poate fi necesar ca firma să achiziționeze unele noi.Dacă nu sunt montate, va trebui să te informezi despre cum să montezi un scaun de birou sau să apelezi la cineva specializat pentru a le fixa. Vezi și dacă scaunele de conferință se sunt setate la înălțimea potrivită. În cazul în care trebuie ajustate, asigură modificarea scaunelor de birou, încât să funcționeze corespunzător și să asigure confort participanților la ședință.
Se recomandă să alegi scaune special cu structură solidă, dar care să ofere confort, de exemplu, scaune de conferință, scaune de birou ergonomice, scaune de relaxare sau chiar scaune de bucătărie.6. Testează echipamentele electronice
Testează echipamentele de natură electronică. Fă teste pentru a evalua calitatea sunetului, a microfonului sau pentru a te asigura că tabletele sau alte dispozitive sunt conectate la internet și au bateriile la capacitate maximă sau beneficiază de alimentare cu energie electrică.
7. Contribuie la bunul mers al întâlnirii de afaceri
Asigură-te că ședința decurge firesc și că eventualele tensiuni sunt eliminate. Dacă se discută subiecte delicate, încearcă să aplanezi situația și să acorzi tuturor dreptul la replică și la expunerea punctului de vedere.
Reguli pentru o întâlnire de afaceri reușită
Sursă foto: shutterstock.com
Există câteva reguli ale întâlnirii de afaceri care pot avea o influență pozitivă cu privire la rezultatele acesteia. Iată care sunt recomandările și sfaturile pentru o ședință de succes:● Informează-te din timp
Nu lăsa pregătirile pe ultima sută de metri. Asigură-te din timp că sala este disponibilă, acordă atenție amănuntelor și fă verificările aferente. De asemenea, informează-te și în legătură cu persoanele care participă.
Dacă este vorba despre clienți noi, potențiali investitori sau colaboratori, citește despre activitatea și pregătirea lor. Organizarea unei întâlniri de afaceri de succes depinde și de măsura în care îți cunoști interlocutorii, indiferent dacă te întâlnești pe viu cu ei sau virtual.● Punctualitatea este esențială
A fi punctual denotă bun-simț și respect față de toți participanții. Asigură-te că ai verificat totul din timp și că vei fi prezent la ora exactă a începerii acesteia. Se recomandă să ajungi în sala de ședințe cu cel puțin cincisprezece minute înainte.
Punctualitatea reprezintă un element ce reflectă faptul că te implici cât poți de mult ca totul să decurgă ok. Este un criteriu important de fiecare dată, dar mai cu seamă când este vorba despre prima impresie.● Axează-te asupra esențialului
În timpul ședinței, încearcă să rămâi axat pe subiect, să nu deviezi de la ce este esențial. Ai grijă ca detaliile pe care le oferi să fie relevante pentru invitați. Este indicat să îți pregătești un discurs în versiune scrisă, pentru a avea reperele bine stabilite și a nu îți pierde șirul ideilor.
Încearcă să nu deviezi de la temele principale ale discursului și, eventual, ale discuției. Fii receptiv când participanții doresc să îți adreseze întrebări.● Acordă atenție vestimentației
Adoptă de fiecare dată o ținută de tip office, dar în care să te simți confortabil. Este importat să respecți codul vestimentar, dar în același timp, să nu te confrunți cu diverse probleme care ți-ar putea distrage atenția de la subiectul ședinței, cum ar fi niște pantofi care te strâng.
Astfel, alege să porți ceva care se încadrează în stilul business. Optează pentru o cămașă în nuanțe neutre și un costum cu sacou, la care să asortezi o pereche de pantofi realizați din piele.● Asigură-te că respecți programul
De regulă, este important să te asiguri că întâlnirea se încheie la ora planificată. Dacă nu intervin niște situații de o importanță majoră, este indicat să închei ședința atunci când a fost realizată estimarea. Astfel, poți avea în raza vizuală un ceas sau poți seta o alarmă discretă care să te atenționeze când s-a scurs timpul care a fost alocat ședinței.
Așadar, organizarea unei întâlniri de afaceri la birou poate fi o provocare, dar în același timp și avantajele sunt pe măsură. Ține cont de sugestiile noastre, respectă, pe cât posibil regulile precizate în acest articol, iar ședințele vor decurge în condiții optime. În acest mod, este posibil să îți crești șansele de succes!Related Products
Lasă un comentariu