Numarul si designul scaunelor influenteaza succesul conferintelor

Numarul si designul scaunelor influenteaza succesul conferintelor

Sursa foto: hotelbeyfin.com

Cand se intampla ca numarul de locuri din sala sa fie mai mic decat numarul de persoane participante la conferinta, sau chiar mult mai mic, organizatorii “fierb” si primesc critici din priviri din partea publicului. Nu este deloc frumos ca femeile cu tocuri sa stea in picioare o ora, ca sa se aseze in pauza jos si mai apoi sa cedeze din nou locul vremelnicului proprietar care si-a lasat haina acolo.

Numarul de scaune dintr-o sala de conferinta este mereu un factor de care trebuie sa se tina cont, sa fie in lista prioritatilor. Pe de alta parte, si designul scaunelor de conferinta va fi unul potrivit pentru a gazdui o persoana imbracata cu haine scumpe sau care are nevoie sa noteze pe coala si in alta parte decat pe genunchi.

Si cand in sala sunt foarte multe scaune, evenimentul are de suferit

Conferinta poate fi un succes, insa fotografiile captate nu pot surprinde o sala plina, deci impactul in social media va fi unul diminuat si succesul nu va fi rasunator, ci unul moderat. In al doilea rand, participantii care se aseaza mult mai in spate vor fi rugati sa se aseze pe locurile din fata, fapt care naste in mintea participantilor urmatoarea presupunere: organizatorii se asteptau la un public mai numeros, dar oamenii nu au catadicsit sa dea curs invitatiei.

Unii membri ai echipei de organizare numara toate scaunele, comparand rezultatul cu cel de pe lista cu participantii sau dupa numarul orientativ de participanti. O idee este sa fie pregatite alte cateva zeci de scaune si sa fie scoase la iveala numai in cazul in care trebuie, fara ca participantii sa resimta un numar mai mic de scaune decat necesar sau inca de la inceput sa isi dea seama ca sala este supracapacitata pentru amploarea reala a evenimentului.

Designul scaunelor de conferinta este un alt factor care conteaza

Fiecare persoana din public trebuie sa aiba parte de o experienta placuta din toate punctele de vedere. O conferinta implica si speakeri buni, si conditii vizuale bune, si protocol in pauza sau la final, dar si scaune comode care nu se intalnesc in alta parte.

Asezarea scaunelor dupa anumite tipare este factorul care permite un spatiu personal. Permite configurarea culoarelor de acces si, daca nu sunt asezate cum trebuie, ii obliga pe unii sa se adapteze la scena sau chiar sa isi mute scaunele, dar scaunele de conferinta sunt grele, tocmai pentru ca au tapiteria inalta si spatarul masiv, tapitat si el.

Echipele care se ocupa cu organizarea conferintei trebuie sa se adapteze din mers la orice neajuns, avand posibilitatea chiar sa inchirieze scaune daca stiu dinainte ca sala respectiva nu este dotata cu numarul suficient. Organizarea buna trece primejdia rea!